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【Excel】エクセルでデータベースの作成方法の基本と注意事項

【Excel】エクセルでデータベースの作成方法の基本と注意事項

従業員の管理や顧客情報管など、小規模であればエクセルでデータベースを作成し管理したほうが取り回しが容易である場合が多いです。エクセルに慣れていない人でも簡単にできる、エクセルでデータベースを作る際の基本と注意事項を解説します。

現在シェア数の一番多いExcel2013を使用し解説を行います。

エクセルでデータベースの作成方法の基本ルール(準備)

今回は、Sampleファイルとして架空の顧客管理情報を作成しました。
ダウンロードできる環境の方はダウンロードして当ページを観覧していただくとわかりやすく理解できると思います。

まずはデータベース各部の名称の確認しよう

まずは実際にデータベースの作成の基本ルールを確認する前にデータベース各部の名称を確認しよう。

データベースでは以下の画像のような名称で各部分を呼びます。

エクセルでデータベースの基本

テーブル 作成したデーターベース部分全体
レコード テーブルを構成する
フィールド テーブルを構成する
日本語で、列や行とそのまま言ったりも出来ますが、ココはカッコよく横文字でサクッと覚えてしまいましょう。

データベースを作成する際の基本ルール

データベースを作成する際、基本ルールを守らないとエクセルにデータベースと認識してもらえない場合があります。
以下の基本事項は必ず守りましょう。

  • タイトルをつける場合はテーブルとの間を一行開ける。
  • 一行目に項目名を入力する。
  • データの入力は一件につき一行に入力する。
  • 空白の行は作らない
  • 極力、セルの結合は使わない。

エクセルでデータベースの基本

途中に空白のセルがあるとデータベースが途切れてしまったり、結合されているとうまくデータとして扱ってくれない場合がある。

ここまで出来たらいざエクセルでのデータベースの作成方法

以上の基本ルールを理解したらココからは簡単です。データベース化したい範囲を選択し、テーブルの書式設定から好きなスタイルを選択するだけでデータベース化することが出来ます。

  1. データベース化したい範囲を選択
  2. ホームタブから「テーブルの書式設定」を選択
  3. テーブルの書式設定を選択

  4. 好きなスタイルを選択
  5. データベースの好きなスタイルを選択

ここまで終了してリスト化した状態がデータベースと呼ばれます。

エクセルでデータベース化すると出来ること

エクセルでデータベース化すると、簡単に並び替え(ソート)や検索、フィルター機能などが使えるようになります。

データベース化した項目の横にのマークが出来たと思います。

クリックしてみると並び替え(ソート)、フィルター、検索のメニューが出てくると思います。

エクセルに予め用意されたデータベース関数を使用するとさらにデータベース形式のデータを分析することができるのですが、データベース関数については次回以降解説を行っていこうと思います。

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