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Excelでプルダウンリストを使って入力ミスを防ぐ方法。

Excelでプルダウンリストを使って入力ミスを防ぐ方法。

決まった文字列などを入力する際、手入力していると入力ミスがあった場合、データー集計時に致命的となります。SUMIFやVLOOKUP関数などを使用する場合、入力ミスがあった場合に集計できない恐れがあります。このような不具合を回避する為、今回はExcelでプルダウンリスト(ドロップダウン)を作成する方法を解説します。

Excelでプルダウンリスト(ドロップダウンリスト)を簡単に作成する

まずはとりあえず、簡単にサクッとExcelでプルダウンリストを作成してみましょう。今回はExcel2013を使用して解説していきます。他のバージョンの方は適宜お願いします。

以下の様な簡単な表で解説していきます。

プルダウンリストを作成する簡単な表

上記画像の商品名の列にプルダウンリストを作成します。
では実際に作成していきます。

  1. プルダウンリストを作成したいセルを選択し「データ」タグから「データの入力規則」をクリック。
  2. 「入力値の種類」からリストを選択する。
    データの入力規則
  3. 「元の値」に半角カンマ「,」で区切ってプルダウンリストに表示させたいリストを入力し「OK」をクリック。
    プルダウンリストの設定
    画像では「キャベツ」、「ほうれん草」、「レタス」の3種類をプルダウンリストに設定した。
  4. プルダウンリストを作成したセルをクリックし、隣に出現した「▼」をクリックするとプルダウンリストが出現した
    プルダウンリストが作成できた

リストを参照してプルダウンリスト(ドロップダウンリスト)を作成する

次は、さらに実用的な使用方法としてリストから参照してプルダウンリストを作成する方法を解説する。

以下の様に、プルダウンリストを作成する表の横に、商品リストの表を作成した。

リストを作成

途中までは先ほどの解説と同じですが、違うのは「データの入力規則」の「元の値」を個別に入力するのでは無く、リストを参照する方法となる。

  1. 「データの入力規則」の「元の値」の赤四角部分をクリック
    リストを参照させる
  2. 新しく「データの入力規則」ウインドウが立ち上がるのでプルダウンリストに表示させたい範囲をクリック&ドラッグで選択する。
    リストから範囲選択
  3. 「元の値」に参照範囲が選択されているので「OK」をクリック。
    元の値に参照範囲が選択された
  4. プルダウンリストを作成したセルをクリックし、隣に出現した「▼」をクリックするとプルダウンリストが出現した
    プルダウンリストが作成できた

もっと便利に「名前の定義」からプルダウンリスト(ドロップダウン)を作成する

最後に、もっと便利に「名前の定義」を先に作成してプルダウンリストを作成する方法を解説する。

  1. 商品リストの項目を選択し、「数式」タグの中から「名前の定義」を選択
  2. 「新しい名前」ウインドウが立ち上がるので「名前」欄に任意の名前を入力し「OK」をクリック。今回は「商品リスト」とした。
    名前の定義を作成
  3. 先ほどからの要領で、プルダウンリストを作成したい範囲を選択し「データの入力規則ウインドウ」の「元の値」に、半角の「=」の後に作成した名前の定義を入力しOKをクリック。
    名前の定義からプルダウンリストを作成
    「元の値」に全角など半角以外で「=」が入力されているとそのまま文字列としてプルダウンリストが作成されるため注意が必要。
  4. プルダウンリストを作成したセルをクリックし、隣に出現した「▼」をクリックするとプルダウンリストが出現した
    プルダウンリストが作成できた

3つの方法を使ってExcelでプルダウンリストを作成する方法を解説してきました。自分に合った方法を使って試してみてください。

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